Как навести порядок в документации?


Как навести порядок в документации?

Отсутствие современной технологии управления инвестиционн-строительными проектами отрицательно сказывается на интересах инвесторов и заказчиков строительства. Повысить качество работы со сметной документацией и, тем самым, разрешить ряд проблем в работе сметно-договорных отделов и управлений призван инновационный программный комплекс «СФЕРА.Корпоративный портал сметных документов», выпускаемый компанией «СФЕРА Бизнес Солюшенс».

Одной из характерных проблем ранних этапов инвестиционно-строительных проектов является неоптимальная работа с проектно-сметной документацией (ПСД). Решить эту проблему можно путем создания эффективной системы документооборота в рамках единого информационного пространства, организация которого, впрочем, позволяет добиться большего — создать условия для продуктивной совместной работы специалистов и заложить основы структурированного технического архива проектов, завершенных организацией.

Но каким образом строить эту систему? Общеизвестно, что любой проект строительства сопровождается подготовкой, согласованием, утверждением, движением и анализом огромного количества документов, эффективно распорядиться которыми без прогрессивных средств автоматизации уже практически невозможно.

Использовать неспециализированные, — а значит, не учитывающие всех особенностей процессов в строительной отрасли, — системы документооборота, как правило, затруднительно, а потому нецелесообразно, — идеальная система такого класса должна работать с формализованной и неформализованной информацией, представленной не только характеристиками документов, но и файлами в форматах сметных программ, офисных приложений, САПР. На этом фоне напрашивается закономерный вопрос: готовы ли предложить такую систему российские поставщики программного обеспечения? К счастью для строительной отрасли, да!

Описанным выше требованиям в полной мере отвечает программный комплекс «СФЕРА.Корпоративный портал сметных документов», созданный компанией «СФЕРА Бизнес Солюшенс» (www.bssp.ru) и наряду с другими разработками этой компании уже зарекомендовавший себя в стратегических отраслях и на крупнейших строительных объектах федерального уровня.

Какие же проблемы сметного документооборота решает данный продукт?

Отсутствие централизованного архива электронных копий ПСД. Настоящим бичом многих проектов строительства является неупорядоченное хранение электронных копий ПСД. Документы аккумулируются в почтовых ящиках специалистов, на разрозненных файловых серверах, в индивидуальных хранилищах. Тем не менее, простым решением этой проблемы является размещение документации в специализированном хранилище в электронном виде. Структура хранилища обеспечит естественную структуризацию документов, а штатные функции гарантируют снабжение документов необходимыми аналитическими признаками, упрощающими поиск, отбор и группировку документов по требуемым критериям.

Структура предлагаемого компанией «СФЕРА Бизнес Солюшенс» портального хранилища ПСД может настраиваться не только с учетом установившейся практики деятельности предприятия, но и согласно положениям нормативных документов Минрегиона РФ и других органов власти.

Опасность безвозвратной порчи или утраты. Представленная в бумажном виде документация подвержена многим рискам: утраты из-за халатности, порчи в агрессивной среде, уничтожения при пожаре и пр. Перевод документов в цифровой вид позволяет устранить эти риски и обеспечить возможность восстановления твердых копий документов по электронным.

Отсутствие формализованных описаний. Хранение документов как простых файлов, пусть даже в виде упорядоченной структуры, не позволяет работать с ними, не открывая их содержимое. В самом деле, судить о документе по его имени в большинстве случаев затруднительно, а сказать точно, к какому объекту или этапу строительства относится документ и какова стоимость запланированных или фактически закрываемых им работ, — практически невозможно. На помощь приходит формализованное описание документов, — каждый размещаемый документ из файла превращается в единицу хранения, на которую обязательно создается учетная карточка.

Состав карточки может быть произвольным и соответствует текущим потребностям предприятия. Как правило, в хранилище каждого предприятия состав таких полей-признаков уникален и отражает специфику деятельности. На предприятиях, ведущих бизнес по всей России, это субъекты федерации и федеральные округа; на предприятиях, реализующих проекты в рамках нескольких инвестиционных программ, — условные обозначения таких программ, годы начала и окончания строительства и т.д. Правильный выбор признаков, характеризующих документ, — задача чрезвычайной важности.

Неудобство поиска и фильтрации. Поиск и фильтрация документов — несложная, но крайне необходимая функция любой системы документооборота или технического архива. Именно отсутствие полноценной реализации этих функций делает столь неэффективными файловые хранилища и папки с электронной корреспонденцией. Заметим, что полноценным — при современном уровне развития технологии — может считаться лишь поиск как по названию, так и по содержимому документа (если, конечно, речь не идет об изображении или видеозаписи).

Что же касается отбора интересующих документов, то он не должен ограничиваться фильтрацией по дате создания, автору и ключевым словам. Каждый размещенный в портальном хранилище документ должен быть снабжен гибко модифицируемым набором информационных полей, отражающих состояние документа и его связь с объектом строительства.

Невозможность возврата к ранней версии документа. Впрочем, пресловутый человеческий фактор способен сыграть злую шутку даже с электронными документами. Редактируя документ, специалист может случайно, — а то и умышленно, — внести в него неверные изменения, удалить согласованные разделы или документ целиком.

Правильно выстроенная система хранения ПСД предусматривает возможность без особых усилий вернуться к любой редакции документа, которая в ней была когда-либо размещена, а также не допускает бесследного исчезновения документов, которые не удаляются из хранилища, а помещаются в «корзину» — область, видимую только администраторами системы. Имеющийся в составе системы «СФЕРА.Корпоративный портал сметных документов» механизм поддержки версий и удаления на 100% соответствует этой идеологии.

Незащищенность от несанкционированного доступа. Другим значимым элементом системы обеспечения безопасности является разделение прав доступа к документам сотрудников различных подразделений с разным уровнем полномочий. Надежной преградой на пути злонамеренных пользователей системы служат механизмы авторизации и парольной защиты.

Итак, самые сложные проблемы оборота ПСД имеют простые решения. Одно из таких решений — программный комплекс «СФЕРА.Корпоративный портал сметных документов», способный открыть новую страницу в работе сметно-договорных подразделений организаций и учреждений нашей страны.

Полезно знать: как навести порядок в документации? // Цена вопроса. — 2011. — №9. — С. 4.


Возврат к списку